Wer kennt das nicht? Sie klicken auf „Senden“ und im selben Moment entdecken Sie den Tippfehler in der Betreffzeile. Oder – noch schlimmer – Sie merken, dass Sie gerade versehentlich „Liebe Grüße und Bussi“ an Ihre Abteilungsleitung geschickt haben. Ups!
Keine Sorge, E-Mail-Pannen passieren den Besten. Damit Sie künftig entspannt durch den E-Mail-Dschungel navigieren, haben wir 10 häufige Fehler in E-Mails zusammengestellt – inklusive Rettungsring!
1. Die „Reply to all“-Falle
Der Fehler: Sie antworten auf eine E-Mail mit 25 Empfänger*innen und teilen versehentlich der ganzen Firma mit, dass Sie heute früher das Büro verlassen.
Die Lösung: Checken Sie vor dem Versand den Empfängerkreis so gründlich wie Ihren Kontoauszug. Wer muss diese Information wirklich haben? Im Zweifelsfall: Einzeln antworten und die CC-Flut eindämmen. Ihre Kolleg*innen werden es Ihnen danken!
2. Die leere Betreffzeile
Der Fehler: „Keine Betreffzeile“ oder Nullachtfünfzehn-Betreffs wie „Wichtig!“, oder „Kurze Info“ sind ungefähr so aussagekräftig wie „Dings“ oder „Dies und das“.
Die Lösung: Seien Sie konkret. Ein guter Betreff ist wie ein Trailer Ihrer verfilmten E-Mail. Optimal sind fünf bis sieben Wörter, die auf den Punkt bringen, worum es geht. Beispiel: „Präsentation Marketingbudget 2025 – Feedback bis Donnerstag“.
3. Der fehlende Anhang
Der Fehler: „Wie Sie dem Anhang entnehmen können …“ – welchem Anhang? Ach du Schreck!
Die Lösung: Etablieren Sie eine Routine und hängen Sie zunächst das Dokument an und schreiben Sie dann den Text. E-Mail-Programme warnen inzwischen zwar, wenn das Wort „Anhang“ vorkommt, aber verlassen Sie sich darauf so wenig wie auf einen Lottogewinn.
4. Der Format-Fauxpas
Der Fehler: Comic Sans trifft auf Neonbunt trifft auf wildes Copy&Paste-Chaos. Sieht aus wie eine Website aus den 90ern.
Die Lösung: Business-E-Mails sind wie ein professionelles Outfit: klassisch, dezent und zeitlos. Wählen Sie eine gut lesbare Standardschrift wie Arial oder Calibri in Schwarz. Wilde Formatierungen aus Word können Sie einfach „Ohne Formatierung einfügen“ – schon sieht alles professionell aus. (Tastenkombination für Windows: Strg + Shift + V oder für Mac: Umschalt + Cmd + V)
5. Die Gefühlsexplosion
Der Fehler: Im Ärger eine E-Mail schreiben und sofort absenden. Das ist ungefähr so klug wie spontanes Online-Shopping nach dem dritten Glas Wein.
Die Lösung: Kennen Sie die 24-Stunden-Regel? E-Mail schreiben, als Entwurf speichern und am nächsten Tag noch einmal lesen. Sie werden staunen, wie viel diplomatischer Sie plötzlich formulieren können!
6. Der E-Mail-Roman
Der Fehler: Ihre E-Mails sind länger als ein „Herr der Ringe“-Kapitel und hat mehr Handlungsstränge als eine Netflix-Serie.
Die Lösung: Keep it short and simple! Eine E-Mail, ein Thema. Strukturieren Sie mit Absätzen und Aufzählungen. Wenn Sie länger als zwei Minuten zum Schreiben brauchen, ist vielleicht ein Telefonat besser.
7. Das Grußformel-Dilemma
Der Fehler: „Yo, bis denne!“ an den Vorstand oder „Hochachtungsvoll“ an die Werksstudentin, mit der Sie gerade Mittag gegessen haben.
Die Lösung: Wählen Sie Ihre Grußformel wie Ihr Business-Outfit: dem Anlass angemessen. „Freundliche Grüße“ ist der sichere Hafen. Bei gut bekannten Adressaten darf es auch etwas lockerer sein.
8. Die Korrekturverfehlung
Der Fehler: Tippfehler, Grammatik-Schnitzer und eine Autokorrektur, die aus „beste Grüße“ hartnäckig „beste Grütze“ macht.
Die Lösung: Lesen Sie sich selbst wichtige E-Mails vor dem Versenden laut vor. Das klingt zwar etwas seltsam (und ist ehrlicherweise im Großraumbüro nicht zu empfehlen), hilft aber ungemein. Wahlweise können Sie sich den Text vorlesen lassen und dabei das Headset nutzen.
9. Die Vertraulichkeitsverfehlung
Der Fehler: Sensible Daten unverschlüsselt verschicken oder vertrauliche E-Mail-Verläufe weiterleiten – Ihr Handy lassen Sie auch nicht offen liegen.
Die Lösung: Behandeln Sie vertrauliche Informationen wie peinliche Jugendfotos: Teilen Sie sie nur mit ausgewählten Personen und schützen Sie sie entsprechend. Vor dem Weiterleiten von E-Mail-Ketten immer fragen: Dürfen alle wirklich alles lesen?
10. Die Dringlichkeitsfalle
Der Fehler: Jede E-Mail als „Wichtig!“ markieren, nach dem Motto „Die Welt geht unter!“
Die Lösung: Gehen Sie mit Prioritätsmarkierungen so sparsam um wie mit Ihren Urlaubstagen. Wenn alles dringend ist, ist nichts mehr wichtig. Kommunizieren Sie stattdessen klare Deadlines im Betreff oder Text.
Perfekte E-Mails sind kein Hexenwerk
Die gute Nachricht zum Schluss: Professionelle E-Mail-Kommunikation ist keine Raketenwissenschaft. Mit ein bisschen Aufmerksamkeit und unseren Tipps werden Ihre geschäftlichen E-Mails künftig nicht nur fehlerfrei, sondern auch wirkungsvoller sein.
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